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发信人: threeinone (逃.....), 信区: Oversea
标  题: 文件整理及寄送
发信站: 听涛站 (Sat Oct 23 20:13:13 1999), 转信

当所有基本文件都准备完成後，剩下来的就是整理和寄送了。文件的
包装、排序都会影响审查委员的第一印象。至於文件该送到何处？寄
送方式？都会影响文件是否能赶在期限之前送达。

壹、文件整理：

一份细心整理包装的文件会给人良好的印象，也是一种对观看者的体
贴，无形中可增加文件的说服力。但基本上，包装是件费时费工的程
序，也没有绝对的准则，应衡量个人的时间、设备、金钱... ，来决定
要做到何种程度。毕竟，内容才是最重要的东西，切莫本末倒置！以
下就几个步骤说明：

一、用纸：一般以 A4 纸规格列印文件；影印用纸本身因磅数的不同
，而有厚薄不同的差异，厚纸较具质感；此外，另有雷射印表机专用
的纸张，效果不错。

二、打字、列印：可分为申请表格和自备文件来说明：
1.申请表格：
一般学校都会要求表格要以Print（印刷体）书写或是 Type（打字），
以手书写或打字并无硬性规定，若非时间紧迫，最好采用打字。打字
机可分为两类：电动打字机和机械式打字机；电动打字机字型漂亮，
又多有自动修改功能，非常方便，且又能自行选择调整字距、行距等
，故建议：尽量使用电动打字机。

2.自备文件：
此泛指读书计画、履历、论文摘要... 等等自行准备的文件。此类文件
多半以电脑的文书排版编辑软体处理之，简单、方便、且修改容易。
建议使用编辑软体有Ami Pro 及 Microsoft Word ，此两者都易学且容易
上手。排版时的原则：清楚、舒适、美观。列印则以雷射印表机为最隹。

三、排列顺序：有些学校附有 Check List（文件清单），则可按照其顺序
排放，再将自己准备的补充文件（如毕业证书等）放在最後。如无，
则可自行列印一张清单说明申请学校的名称、附上的文件、科系、及
申请入学的时间。文件的排列顺序约如下所示：

1.申请费--汇票（Application Fee--Draft）
2.申请表格（Application Form）
3.读书计画（Statement of Purposes, Study Plan）
4.财力证明（Financial Statement）
5.自传或履历（Autobiography; Resume
6.英文学历证明文件（Diploma; Official Transcripts）
* 在校历年成绩单
* GRE or GMAT 成绩影本
* TOEFL 成绩影本

四、装订：坊间有许多种不同装订工具，可以有柄、无柄夹子固定之，
然後套以透明套子。若讲究点则可买每页抽取式的护套装之。

贰、寄送方式：

申请文件的的寄送，为了时效性及避免遗失，最好采用快递。一定不
会遗失，且快速安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送，采称重方
式，邮费亦与快递费用相近。下列列出邮局和几家快递公司的比较：
交寄单位 价钱 基本重量 速度
邮局 ４６０ ５００ｇ ５ 天
DHL、 *３００～７００ ２５０ｇ ３ 天左右
Federal Express、UPS、Airborne
*(价钱视个人交寄或单位交寄而定,可询问亲朋好友工作单位是否有
与国际快递公司签约)

注意事项：

1.申请表格打字前，最好先影印一份表格，预先练习，待无疑问後，
再打在正式表格上。

2.有些学校的表格采复写纸一式多份，涂改不易，尤须小心。
3.装订寄送前，将填妥的申请文件及所有相关文件（汇票等）影印存
档，以防万一。

4.寄送前应再次检查所有文件是否齐全，并附上Cover Letter(见附件)。

5.由於每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依
表格所注明，寄至ADMISSION OFFICE 、DEPARTMENT OFFICE，
或两处都需寄。

6.申请者应在截止日(Deadline)之前让学校收到完整的申请文件。有些
学校即使逾期也接受申请文件，但申请者已失去先机。

7.应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要
求填写目前修读的课程（或将修读的课程）。

8.如果 TOEFL,GRE 已考过一次,考试的成绩已达到学校要求的标准，
就先将成绩寄往学校，如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申
请标准，就该等到成绩进步，到达标准之後再寄。

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